05 - Rubrica

La rubrica di IFM SoftPhone permette la registrazione dei contatti nel database di IFM SoftPhone. Inoltre, se si possiede un account Outlook ed è stato installato il IFM OutlookPhone Plugin, consente di importare ed utilizzare anche i contatti della rubrica di Microsoft Outlook.

Aprire la rubrica

Per aprire la rubrica, effettuare i seguenti passi:

1. Aprire il display di IFM SoftPhone ed estendere il pannello dei controlli avanzati.
   
2. Premere il pulsante Address Book. Viene visualizzata la finestra Address Book contenente la lista dei contatti presenti nella rubrica di SoftPhone.
   
3. Se è stato installato il IFM OutlookPhone Plugin, spuntando la casella Show Outlook contacts nell'area Outlook integration, è possibile visualizzare i contatti della rubrica del proprio account Outlook. Se sono definiti più profili Outlook, appare la finestra Choose profile.
4. Selezionare il profilo desiderato e premere il pulsante OK. I contatti della rubrica di Outlook sono aggiunti alla rubrica di IFM SoftPhone.

Chiamare un contatto presente in rubrica

Per chiamare un contatto, effettuare i seguenti passi:

1. Aprire la rubrica di IFM SoftPhone.
2. Nell’elenco selezionare il contatto che si desidera chiamare.
3. Cliccare sul pulsante Call. Si avvia la chiamata.

Aggiungere un nuovo contatto in rubrica

Per aggiungere un nuovo contatto in rubrica, effettuare i seguenti passi:

1. Aprire la rubrica di IFM SoftPhone.
2. Cliccare su New. Si apre la finestra 
3. Nella finestra “Add new contact”, inserire le informazioni richieste.
4. Nell’area “Add to” scegliere l’opzione “SoftPhone” se si desidera aggiungere il nuovo contatto alla rubrica di IFM SoftPhone, oppure selezionare l’opzione “Outlook” per aggiungere il nuovo contatto alla rubrica di Microsoft Outlook.
5. Infine premere il pulsante “Add” per salvare il nuovo contatto.

Modificare un contatto in rubrica

Per modificare un contatto, effettuare i seguenti passi:

1. Aprire la rubrica di IFM SoftPhone.
2. Nella finestra della rubrica selezionare il contatto che si desidera modificare e premere il pulsante “Edit”.
3. Nella finestra “Edit Contact” modificare i dati desiderati; infine premere il pulsante “Save”.

Rimuovere un contatto dalla rubrica

Per cancellare un contatto dalla rubrica, effettuare i seguenti passi:

1. Aprire la rubrica di IFM SoftPhone.
2. Nella finestra della rubrica selezionare il contatto che si desidera rimuovere, quindi premere il pulsante “Delete”.
3. Confermare la rimozione premendo il pulsante “Yes”.

Inserire il numero o il contatto presente sul display nella rubrica

Per inserire in rubrica il numero del display, effettuare i seguenti passi:

1. Nel display di IFM SoftPhone inserire un nuovo numero.
2. Premere il pulsante “Add number to address book”: comparirà la scheda “Add new contact”.
3. Inserire le informazioni mancati per il nuovo contatto.
4. Nell'area “Add to” scegliere l’opzione “SoftPhone” se si desidera aggiungere il nuovo contatto alla rubrica di IFM SoftPhone, oppure selezionare l’opzione “Outlook” per aggiungere il nuovo contatto alla rubrica di Microsoft Outlook.
5. Infine premere il pulsante “Add”.

Integrazione tra la rubrica di IFM SoftPhone e quella di Microsoft Outlook

Nel caso in cui l’utente possedesse più profili Outlook, alla prima apertura dell’applicazione verrà chiesto di selezionare quello desiderato.

Figura 17: integrazione tra la rubrica di IFM SoftPhone e quella di Microsoft Outlook

Per abilitare l’integrazione tra i due dispositivi, è sufficiente selezionare la check-box “Outlook integration”. Questa opzione attiva un elenco contenente i contatti specifici della rubrica di IFM SoftPhone e quelli registrati in Microsoft Outlook.

Figura 18: la ribbon di Microsoft Outlook contenente i controlli di IFM OutlookPhone Plugin

Infine è utile sottolineare che IFM OutlookPhone Plugin installa una ribbon caratterizzatat dalla presenza di alcuni controlli telefonci che permettono di chiamare un contatto della rubrica di Microsoft Outlook, agendo sul pulsante Call, oppure facendo doppio click sul nome del contatto.